On considère souvent qu’un recrutement est réussi quand le candidat signe un contrat ou une promesse d’embauche. C’est généralement à ce moment-là que l’on sabre le champagne, et c’est compréhensible. En réalité, des désistements peuvent survenir avant même l’arrivée dans les effectifs ou durant les premières semaines de prise de poste.
Pour les recruteurs qui ne l’ont jamais vécu, c’est un choc encore plus dur à encaisser qu’un refus d’offre. Cela crée de l’incompréhension, un vrai coup à l’ego… et surtout beaucoup de gaspillage.
Bon nombre de ces désistements sont évitables. Dans cet article, je partage des leviers simples et concrets pour sécuriser cette phase critique entre la promesse d’embauche et la fin de l’onboarding.
1. Sécuriser le “preboarding” : de la promesse d’embauche à la prise de poste
1.1. Le temps joue contre vous : plus l’arrivée est lointaine, plus le risque est élevé.
Plus le délai entre la signature et l’arrivée effective dans l’entreprise est long, plus le risque que le candidat se désiste augmente.
Le candidat est attendu dans une semaine ? Le risque zéro n’existe pas, mais il reste faible.
En revanche, attendre trois mois, c’est laisser le temps à bien des choses de changer : contre-offres, doutes, évolutions personnelles…
Comme souvent en recrutement, le temps est l’ennemi de la réussite. Il faut donc réduire le “lead time” autant que possible ou, à défaut, maintenir un lien actif jusqu’au jour J.
1.2 Aider à négocier un départ plus rapide
Parfois, le candidat n’ose pas demander à réduire son préavis.
Dans ce cas, n’hésitez pas à l’accompagner : aidez-le à formuler une demande, proposez-lui un angle de négociation.
S’il quitte son entreprise, c’est qu’il n’y est probablement plus épanoui.
Plus l’arrivée est rapide, plus la dynamique d’engagement est préservée, et meilleures sont les chances de réussite de l’intégration.
1.3 Maintenir un lien actif pendant le preboarding
Un bon moyen de maintenir le lien est de mettre en place un programme de suivi personnalisé jusqu’à l’arrivée du candidat. La période de préavis ne doit pas devenir un trou noir relationnel.
Voici quelques leviers simples à activer :
- Le futur manager peut proposer un café, un déjeuner ou instaurer des points de contact réguliers.
- Le candidat peut être invité à des événements d’entreprise (afterworks, séminaires, offsites…). Cela reste à manier avec précaution : tout dépend de votre ressenti, de la dynamique d’équipe, et de la personnalité du futur collaborateur.
- L’entreprise peut envoyer des newsletters internes, un welcome pack, ou des documents pour favoriser la projection.
- Une rencontre informelle avec l’équipe autour d’un déjeuner ou d’un café permet aussi au candidat de se projeter et de créer du lien.
Pourquoi ces moments comptent ? Parce qu’un candidat peut avoir plusieurs processus en parallèle. Entre-temps, des doutes peuvent s’installer, de nouvelles questions émerger ou des changements de vie peuvent survenir.
Chaque point de contact rassure, entretient la relation, et renforce l’engagement. C’est aussi la preuve de votre sérieux, du fait que votre entreprise est structurée, et que l’accompagnement humain est une priorité.
Le bon réflexe ? Prévoir un calendrier de suivi avec 2 à 3 rendez-vous répartis entre l’acceptation de l’offre et l’arrivée du candidat.
1.4 Comment réagir si le candidat reçoit une contre-proposition de son employeur actuel ?
C’est un classique : à l’annonce du départ, l’employeur actuel sort la carte de la contre-offre, souvent sur le plan salarial et parfois avec une promesse de changement de rôle.
Dans ce cas, revenez avec le candidat aux raisons profondes de son départ.
Le salaire n’est souvent que la surface du problème. Si le candidat se laisse convaincre uniquement par une revalorisation, c’est qu’il vous rejoignait pour de mauvaises raisons. Le cas échéant, vous pouvez simplement expliquer que votre politique salariale permet une progression plus rapide que dans l’entreprise actuelle, mais évitez de rentrer dans une contre-négociation.
Si la contre-offre porte sur le rôle ou une promotion, posez cette question : pourquoi cela n’a-t-il pas été proposé plus tôt ? Son employeur actuel est-il sincère… ou est-ce simplement un réflexe défensif de dernière minute ?
2. Sécuriser l’onboarding : éviter un désistement pendant les premières semaines en poste
2.1. Manager fit
Un motif fréquent de désistement est la mauvaise entente avec le futur manager.
Pour anticiper :
- Impliquez le manager le plus tôt possible dans le processus de recrutement.
- Organisez une rencontre informelle, même rapide, avant la prise de poste.
- Appuyez-vous sur les informations récoltées en entretien pour évaluer la compatibilité manager-candidat.
Une incompatibilité avec le manager, ce n’est pas un simple souci d’intégration : c’est un échec programmé.
2.2 Culture fit
Si votre culture d’entreprise se démarque fortement de celle de l’employeur précédent, il est probable que le candidat ressente un choc lors de la prise de poste.
Pour le préparer en douceur, la semaine qui précède son arrivée constitue le moment idéal pour lui envoyer :
- Un welcome pack digital ou physique.
- De la documentation sur l’entreprise.
- Des contenus sur l’histoire, les valeurs, la culture, le business model.
Ces éléments favorisent l’engagement et créent un sentiment d’appartenance dès les premiers jours.
2.3 Des objectifs et des moyens clairs
Dès les premiers jours de l’onboarding, votre nouvelle recrue doit obtenir une vision claire de ce que l’on attend d’elle, avec quels moyens et sous quels délais.
Un bon onboarding repose sur une clarification des attentes dès le départ. Que faut-il avoir accompli à la fin de la période d’essai ? Quels sont les critères de validation ? Quelles conditions justifieront une non-reconduction, ou au contraire, une validation anticipée ?
Cette clarification peut passer par des KPI chiffrés, mais aussi par des retours qualitatifs.
Mon conseil : créez une checklist d’onboarding pour vous assurer que tous les éléments importants pour vous sont bien couverts.
Cette checklist devient un contrat moral, et la transparence autour de ce contrat favorise la confiance et l’engagement.
Certaines entreprises vont très loin dans la structuration. C’est le cas de HubSpot, qui propose à ses nouvelles recrues une série de mini-tests pour valider l’acquisition des connaissances (outils, méthodes, culture).
Cette approche peut sembler scolaire, mais elle a deux avantages :
- Pour la recrue : savoir où elle en est dans sa montée en compétences.
- Pour l’entreprise : détecter rapidement les signaux faibles.
C’est un cadre rassurant pour les deux parties.
Même sans tests formels, vous pouvez en tirer une leçon : rythmez l’onboarding avec des points d’étape clairs, des entretiens de suivi, et des objectifs progressifs.
Un dernier conseil…
Sécuriser l’arrivée d’un candidat n’a rien à voir avec la chance. C’est une démarche humaine, proactive et structurée. Réduire les délais, entretenir le lien, impliquer les managers, créer des connexions humaines, poser un cadre clair : voilà les leviers clés.
Mon dernier conseil : Mettez vos candidats en relation avec quelqu’un qui leur ressemble, le plus tôt possible.
Ce contact privilégié peut être un membre de l’équipe qui partage une formation, un parcours, une localisation ou une passion commune.
Par exemple : si vous recrutez un développeur formé à l’École 42, mettez-le en contact avec un développeur interne ayant suivi la même école.
Organisez un court échange “off”, où le candidat pourra poser les questions qu’il n’ose pas formuler au recruteur ou au manager : rythme de travail, charge mentale, équilibre vie pro/vie perso, réalité terrain…
Ce type de lien joue sur les ressorts de la cooptation : confiance, proximité, identification. Et les effets sont puissants :
- Augmentation des taux d’acceptation de propositions.
- Meilleure réussite pendant la période d’essai.
- Intégration accélérée grâce à ce repère humain dans l’entreprise.
⚠️ À éviter évidemment avec une personne sur le départ.
Mais bien utilisé, ce levier change la donne, car il transforme une relation RH en relation humaine. Et c’est souvent ce qui fait toute la différence.
